กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process)

ในวงจรของการจัดการความรู้ การกำหนดเป้าหมายของการจัดการความรู้ขององค์กรนับว่าเป็นสิ่งสำคัญซึ่งต้องสอดคล้องกับทิศทางการดำเนินยุทธศาสตร์ และสามารถเชื่อมโยงกับกลยุทธ์การบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process) ขององค์กรได้ ซึ่งรายละเอียดและตัวชี้วัด ประกอบด้วย 6 องค์ประกอบ ดังนี้ 
1. การเตรียมความพร้อมและปรับเปลี่ยนพฤติกรรม (Transition and Behavior Management) การจัดการการเปลี่ยนแปลงและพฤติกรรมนับว่าเป็นสิ่งสำคัญ หากพฤติกรรมของคนภายในองค์กรมีความเต็มใจที่จะแลกเปลี่ยนเรียนรู้และแบ่งปันข้อมูลความรู้ ก็จะทำให้มีความรู้และมีความเชื่อมโยงกับความสามารถในการทำงานที่ดีขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการทำงานที่สูงขึ้นและเพิ่มผลผลิตขององค์กรมากขึ้น ซึ่งต้องเริ่มต้นที่ผู้บริหารก่อนและขยายผลสู่บุคลากรในทุกระดับการมีส่วนร่วมและสนับสนุนจากผู้บริหาร (ที่ทุกคนมองเห็น) ปัจจัยที่จะประสบความสำเร็จประกอบด้วย

1.  โครงสร้างพื้นฐานขององค์กร
2.  ทีม/ หน่วยงานที่รับผิดชอบ
3.  มีระบบการติดตามและประเมินผล
4.  กำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จชัดเจน

หากคำพูดเหล่านี้มีอยู่ในองค์กรของเราเป็นจำนวนมากการพัฒนาและการจัดการองค์ความรู้(KM) ขององค์จะประสบความสำเร็จนั้นคงเป็นไปค่อนข้างลำบาก

1. “ จะ Share ไปทำไม  เดี๋ยวคนอื่นก็เก่งกว่าเรา ”
2. “ ถ้าบอกไปแล้ว เราก็หมดความสำคัญนะซิ ”
3. “ เรื่องที่เราทำอยู่นี่ ใครๆก็รู้ทั้งนั้น ไม่เห็นต้อง share เลย ”
4. “ ยุ่งจะตายแล้ว จะหาเวลาที่ไหนมา share ความรู้กัน ”
5. “ อย่าพูดดีกว่า เดี๋ยวจะข้ามหน้าข้ามตาหัวหน้า ”
6. “ เรื่องที่พูดน่าสนใจมาก  แต่ไม่รู้จะทำได้สำเร็จหรือเปล่า อย่าทำดีกว่า ถ้าไม่สำเร็จจะถูกตำหนิเปล่าๆ ”
7. “ ผมบอกแล้วว่าใช้วิธีเก่าดีกว่า ”
8. “ พูดเรื่องนี้ไปหลายครั้งแล้ว ไม่เห็นมีอะไรดีขึ้นเลย  เลิกพูดดีกว่า ”

วัฒนธรรมองค์กรต้องเอื้อต่อการจัดการความรู้ (ทำให้อยากแลกเปลี่ยนเรียนรู้)

1. ไว้เนื้อเชื่อใจกัน (Trust)
2.  อิสระในการคิดและการทำงาน (ในทางสร้างสรรค์)
3.  การแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน

การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของวัฒนธรรมองค์กร 

ทำอย่างไรจึงจะทำให้คน “อยาก” เปลี่ยน คิด และทำ (เป็นสิ่งที่ทำยากที่สุด)

1.  ผู้บริหารต้องเป็นแบบอย่างที่ดี
2.  กฎระเบียบ vs. ความยืดหยุ่น
3.  สร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างให้โอกาสพนักงานแสดงความคิดเห็น
4.  ส่งเสริมการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ

ข้อพึงระวัง

1. ต่อเนื่องและทุกคนมองเห็น
2. บูรณาการในระบบการพัฒนาพนักงานและประเมินผลงาน

2. การสื่อสาร (Communication) เป็นหัวใจหลักที่ทำให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจถึงสิ่งที่กำลังดำเนินในเรื่องการจัดการความรู้ ดังนั้นองค์กรต้องมีการวางแผนการสื่อสารที่เป็นระบบและทำการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง เป็นส่วนที่สำคัญที่จะต้องให้พนักงานในการรถไฟฯทราบวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ของการจัดทำการจัดองค์ความรู้ขององค์กร

1. ทำให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่องค์กรจะทำ
2. ประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับทุกคน
3. แต่ละคนจะมีส่วนร่วมได้อย่างไร

“อยาก” ทำหรือให้ความร่วมมือ

ข้อพึงระวัง

1. การ “กระทำ” สำคัญกว่าการสื่อสาร คงไม่เกิดประโยชน์หากมีการสื่อสารกันแต่การกระทำไม่ได้เกิดขึ้น
2. กระตุ้นและสื่อสารอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ

3. กระบวนการและเครื่องมือ (Process & Tool) เป็นแกนหลักของการจัดการความรู้ที่จะช่วยให้กระบวนการจัดการความรู้สามารถเกิดขึ้นได้รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น ซึ่งการเลือกใช้กระบวนการและเครื่องมือใดนั้นต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ประเภทของความรู้ พฤติกรรมหรือลักษณะการทำงานของคนในองค์กร รวมถึงวัฒนธรรมขององค์กรและคนในองค์กรซึ่งต้องเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องกับกระบวนการและเครื่องมือต่างๆ ที่ใช้อย่างเหมาะสม

ช่องทางในการถ่ายทอดความรู้ 

                                                            ตัวอย่างเครื่องมือและกระบวนการ 

4. การฝึกอบรมและการเรียนรู้ (Training and Learning) วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อเตรียมความพร้อมของบุคลากรและสร้างความเข้าใจและความตระหนักในการจัดการความรู้ องค์กรควรพิจารณาให้มีการจัดฝึกอบรมในหลายรูปแบบ เพื่อเปิดโอกาสให้บุคลากรในองค์กรเกิดการเรียนรู้ได้สะดวก เช่น การจัดฝึกอบรมในห้องเรียน การจัดฝึกอบรมผ่านระบบ Web-based Training  การทำCoP เป็นต้น นอกจากนี้องค์กรสามารถพิจารณาหัวข้อที่เกี่ยวกับการจัดการความรู้ไปผนวกกับการฝึกอบรมที่มีอยู่ได้ รวมทั้งเอื้อให้เกิดบรรยากาศการศึกษาค้นคว้าและการเรียนรู้ด้วยตนเอง

ที่มาhttp://58.181.223.131/km/procress.html